E-Mail

Wie bewerbe ich mich richtig? – Teil 5: Bewerben per E-Mail

In unserer Serie „Wie bewerbe ich mich richtig?“ erfährst Du alles zum Thema Bewerbung und Jobwahl – von der Frage „Was will ich überhaupt?“ über das perfekte Bewerbungsbild bis hin zum Vorstellungsgespräch.

 

Um Kosten und Aufwand zu reduzieren, bevorzugen immer mehr Unternehmen eine Bewerbung per E-Mail anstatt klassisch per Post. Das hat nicht nur für die Personaler Vorteile, sondern auch für Dich, denn Du kannst das Geld für teure Bewerbungsmappen und Porto sparen.
Bei der Bewerbung per E-Mail gibt es ein paar Besonderheiten, auf die Du achten solltest.

Signatur

Richte eine Signatur für Deine E-Mail ein. Diese muss Deinen vollständigen Namen, Deine Adresse und Deine Telefonnummer enthalten.

Betreff

Der Betreff ist bei der E-Mail-Bewerbung besonders wichtig, ist er doch das allererste, was der potenzielle neue Arbeitgeber von Dir zu sehen bekommt. In jedem Fall sollte dort „Bewerbung“ stehen, falls Du Dich auf einen konkreten Job bewirbst, auch noch die Jobbezeichnung und gegebenenfalls die Kennziffer der Stellenanzeige. Dabei solltest Du Dich möglichst konkret und kurz fassen, also „Bewerbung als Chefsekretärin“ und nicht „Meine Bewerbung für den Job als Chefsekretärin bei Ihnen“. Auch der Name kann bereits in der Betreffzeile genannt werden. Das erleichtert es der Personalabteilung, Deine Bewerbung zuzuordnen.

Anschreiben

Hier gibt es zwei Varianten: Entweder kommt das Anschreiben direkt in die E-Mail, dann muss der Personaler nicht erst noch den Anhang öffnen, um an die relevanten Informationen zu kommen. Oder das Anschreiben kommt mit in das Bewerbungs-PDF im Anhang (siehe Anlagen). Entscheidest Du Dich für die zweite Variante, muss in der E-Mail natürlich trotzdem ein kurzer Text stehen. Der kann zum Beispiel so aussehen:

Sehr geehrte/r Frau/Herr XY,

anbei erhalten Sie meine Bewerbung für Ihre ausgeschriebene Stelle als Koch. Warum ich die Stelle optimal ausfüllen kann und Ihrem Unternehmen durch meine langjährige Erfahrung bei renommierten Restaurants im In- und Ausland zahlreiche Vorteile biete, entnehmen Sie bitte meinen ausführlichen, angehängten Bewerbungsunterlagen.

Ich freue mich auf ein persönliches Vorstellungsgespräch.

Sprache

Auch wenn es eine E-Mail ist, musst Du Dich an die Formalien der Bewerbung halten: Anrede, Grußformel, Name, Signatur etc. sind ebenso verpflichtend wie eine höfliche und professionelle Ausdrucksweise. Sonderzeichen „€“ oder „%“ gehören ausgeschrieben und heißen demnach „Euro“ oder „Prozent“. Ausdruck, Rechtschreibung und Grammatik sind genauso wichtig wie in der Bewerbung per Post! Konjunktive und Füllwörter solltest Du vermeiden.

Anlagen

Zeugnisse, Zertifikate von Zusatzqualifizierungen und Bescheinigungen gehören ordentlich eingescannt und in einer PDF-Datei zusammengeführt. Wähle sie immer mit Bedacht und passend zur Stelle aus. Zu viele (unpassende) Dokumente erschweren Personalern nur die Arbeit.

Wichtig: Die gesamte E-Mail inklusive Anhang darf am Ende eine Gesamtgröße von 5 MB nicht überschreiten! Ist die Mail zu groß, scheitert sie womöglich an der Firewall des Unternehmens oder landet im SPAM-Ordner des Personalverantwortlichen. Auch ZIP-Dateien sind problematisch, da sie nicht jeder entpacken kann.

Achte außerdem darauf, die PDF-Datei mit einem aussagekräftigen und eindeutigen Namen zu versehen, damit der Empfänger sofort weiß, was er im Anhang findet. Also zum Beispiel: Bewerbung_Stelle_Maria Mustermann.pdf.

Da Du bei der Bewerbung nur einen Anhang verschicken solltest, um Deine Bewerbung für den Personaler übersichtlich zu halten und ihm das Archivieren Deiner Unterlagen zu erleichtern, musst Du vorher alle Dateien in einem PDF zusammenführen. Dafür gibt es im Internet einige kostenlose Tools wie beispielsweise PDF24.

In jedem PDF stecken allerdings auch sogenannte Metadaten. Darin steht zum Beispiel das Erstelldatum und auch wer die Datei tatsächlich erstellt hat. Bist Du nicht der Autor der Datei und das Erstellungsdatum ist schon eine Weile her, kann das peinlich werden. Entweder Du erstellst Deine Anlage also für jede Bewerbung neu oder du editierst die Metadaten, zum Beispiel mit dem Gratis-Tool BeCyPDFMetaEdit.

Wichtiges überprüfen

Auch bei der E-Mail-Bewerbung gilt: Dein Anschreiben muss von Dir unterschrieben werden. Wenn Du es ins PDF packst, gehört eine eingescannte Unterschrift definitiv dazu. Schreibst Du das Anschreiben direkt in die E-Mail, solltest Du Deinen Namen nochmal tippen – nur die Signatur reicht nicht.

Achte außerdem darauf, dass Daten überall gleich sind: Deine Kontaktdaten in Signatur und PDF-Dokument müssen übereinstimmen, ebenso die Stellenbezeichnung in der E-Mail und in Deinem Anschreiben.

 

Checkliste: Was muss ich beim Versenden per E-Mail beachten?

  • Überprüfe Deine E-Mail-Adresse: Sie muss seriös sein und darf keinen Nickname enthalten.
  • Sprich den Ansprechpartner persönlich an.
    Formuliere den Betreff klar und präzise und mach darin klar, worum es in der E-Mail geht.
  • Ideal ist es, wenn Du Dich in der E-Mail auf die Stellenausschreibung oder sogar ein Telefonat beziehst.
  • Erkläre in der E-Mail, was der Empfänger im Anhang findet (Bewerbung, Portfolio…).
  • Verzichte auf HTML-Formatierungen (fetter/kursiver/unterstrichener Text, Bullet-Point-Listen, Tabellen etc.). Diese können – je nach E-Mail-Client – zu Darstellungsproblemen führen.
  • Falls vom Unternehmen nicht anders gewünscht, gehören alle Anhänge in eine PDF-Datei. Achte dabei auf den Dateinamen!
  • „Von meinem iPhone gesendet“ ist ungünstig. Verwende stattdessen eine vollständige aktuelle Signatur.
  • Finaler Check: Kein Senden ohne Anhang!
    Verschicke jede E-Mail einzeln und individuell. Serienmails sind ein absolutes No-Go!
  • Lese- und Empfangsbestätigung: Lieber darauf verzichten und eine Woche später telefonisch nachfragen, ob die E-Mail angekommen ist.

 

Im nächsten Teil erfährst Du, wie Du Dich auf ein Vorstellungsgespräch vorbereitest und was es dabei zu beachten gibt.

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