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Welcome on Board! – Einarbeitungsprozesse in Unternehmen

Wie man neue Mitarbeiter im wahrsten Sinne des Wortes „an Bord“ holt, haben Dr. Nicole Richter, Professorin für Betriebswirtschaftslehre an der IUBH, und Absolventin Evgenia Katter in ihrer Forschung zu Onboarding-Prozessen untersucht.

 

Onboarding ist ein Begriff aus dem Personalmanagement und bezeichnet die Einführung und Integration eines neuen Mitarbeiters in ein Unternehmen. Auch die Einarbeitung gehört dazu. Mit einem gelungenen Onboarding wird der Grundstein dafür gelegt, dass der neue Mitarbeiter Vorstellungen, Werte, Normen und Rollen des Unternehmens übernimmt, was letztendlich seine Bindung an den Arbeitgeber besonders nachhaltig macht. Der ganze Prozess dauert meist drei bis sechs Monate.

Onboarding: Fachlich, sozial und kulturell

Beim Onboarding unterscheidet man zwischen fachlicher, sozialer und kultureller Integration: Während es bei der fachlichen Integration vor allem um das konkrete Aufgabengebiet des neuen Mitarbeiters geht, muss der neue Mitarbeiter bei der sozialen Integration als Teil der Gemeinschaft akzeptiert werden. Am schwierigsten ist die kulturelle Integration, da die Führungsgrundsätze sowie die Ziele und Werte des Unternehmens oft schwer greif- und vermittelbar sind. Mentoren- oder Patenprogramme können bei der kulturellen Integration eine wichtige Rolle spielen.

Es sollte beachtet werden, dass unterschiedliche Mitarbeiter auch unterschiedliche Erwartungen an einen Onboarding-Prozess haben:

  • Berufsanfänger sind an Fachwissen, methodischen Tools, Networking und Soft Skills wie Teamfähigkeit interessiert.
  • Für Young Professionals spielt oft die Vereinbarkeit von persönlichen Wertvorstellungen und den Unternehmenswerten eine große Rolle.
  • Führungskräfte benötigen vor allem genügend Freiräume, um ihren Verantwortungsbereich im Sinne der Unternehmenswerte und -ziele gestalten zu können, sowie klare Zielvorgaben seitens des Unternehmens.

Wer und was gehören zu einem gelungenen Onboarding dazu?

Die Planung und Durchführung von Onboarding-Prozessen liegt in der Hand vieler Parteien: So sind neben der Personalabteilung Führungskräfte, Paten/Mentoren, Kollegen und teilweise die IT-Abteilung involviert. Das Onboarding ist nur dann erfolgreich, wenn alle Beteiligten gut kooperieren. Damit das klappt, gibt es unterschiedliche Instrumente. Sie sollten je nach Ausgangssituation kombiniert werden.

  • Einführungsveranstaltungen: Sie dienen dazu, dem neuen Mitarbeiter einen Überblick über die Unternehmensaktivitäten zu verschaffen.
  • Einarbeitung am Arbeitsplatz: Die Übernahme erster Aufgaben und entsprechende Hinweise und Informationen erleichtern es, die Zusammenhänge zu verstehen. Der Umfang der Aufgaben als auch deren Komplexität müssen dosiert werden und Feedbackgespräche erfolgen.
  • Beteiligung an Projekten: Auf diese Weise wird vermittelt, wie die Aufgaben zu erledigen sind, und es wird von Anfang an im Team gearbeitet.
  • Kunden- und Lieferantenbesuche: Indem der neue Mitarbeiter externe Geschäftspartner kennenlernt, versteht er den Blickwinkel der Kunden und Lieferanten.
  • Informelle Veranstaltungen: Abteilungsfeste und gemeinsame Freizeitaktivitäten tragen zum Wir-Gefühl bei und verbessern die Kommunikation im Team.
  • Paten und Mentoren: Sie empfehlen sich insbesondere für die kulturelle Integration. Paten und Mentoren sind in der Regel etwas ältere und erfahrene Mitarbeiter. Sie kennen die Abläufe, Zusammenhänge und Machtverhältnisse im Unternehmen und helfen dem Mitarbeiter bei der Einschätzung und Bewertung von Situationen und Verhaltensweisen von Vorgesetzten und Kollegen.

Doch Vorsicht: Eine Überfrachtung des neuen Mitarbeiters mit Informationen beim Onboarding ist meist kontraproduktiv. Mit einem Einarbeitungsplan, der die Arbeitsfelder und die Dauer der Einarbeitung, die benötigten Informationen und relevanten Ansprechpartner festlegt, lässt sich ein Information Overload weitgehend vermeiden.

Zum Abschluss eines strukturierten Onboarding bedarf es außer der Planung und Implementierung auch der Erfolgskontrolle. Auf diese Weise lassen sich Abweichungen vom Idealprozess erkennen und mit den Zielvorgaben vergleichen. Nötigenfalls muss entsprechend gegengesteuert werden.

Hat sich der neue Mitarbeiter in seine Arbeitsumgebung und seine Rolle eingefügt und erledigt er seine Aufgaben aus Sicht des Unternehmens erfolgreich, ist das Onboarding abgeschlossen.

Fazit

Ein systematisch geplantes und durchgeführtes Onboarding dient dazu, die fachliche, soziale und kulturelle Eingliederung neuer Mitarbeiter möglichst punktgenau und schnell herbeizuführen. Dabei muss mit unterschiedlichen Maßnahmen auf die unterschiedlichen Bedürfnisse der neuen Mitarbeiter eingegangen werden. Idealerweise gibt es dabei keine isolierten Einzelmaßnahmen, sondern das gesamte Onboarding folgt einer geplanten Strategie.

 

Den gesamten Aufsatz findest Du hier: Richter, N./Katter, E.: Onboarding, in WISU, Heft 5, 2018, S. 569-573.

 

onboardingProf. Dr. Nicole Richter war nach dem Studium der Betriebswirtschaftslehre an der Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf (HHU) und der Ecole Superieure de Commerce Grenoble in Frankreich von 2002 bis 2007 als wissenschaftliche Mitarbeiterin an der HHU tätig. Danach war sie einige Jahre im Personalmanagement bei der METRO Group in Düsseldorf tätig und sammelte Erfahrungen in den Bereichen Personalrecruiting, -auswahl, -entwicklung sowie Talent- und Transformation- Management. Seit 2011 ist sie nun als Professorin für Allgemeine Betriebswirtschaftslehre an der IUBH Duales Studium am Standort Düsseldorf tätig.

 

onboardingEvgenia Katter hat den Master-Studiengang Personalmanagement an der IUBH Fernstudium Anfang 2018 abgeschlossen. Für ihre Masterarbeit zum Thema „Chancen und Herausforderungen eines strukturierten Onboarding Prozesses für neue Mitarbeiter – dargestellt am Beispiel der Prelios Gruppe Deutschland“ hat sie ein Publikationsstipendium der Hochschule erhalten. Auf Basis dieser Arbeit entstand der obige Beitrag.

 

 

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